Veel functionarissen voor de gegevensbescherming, en wellicht ook andere medewerkers van de afdeling, maken nog steeds gebruik van Excel of andere kantoorapplicaties voor privacymanagement. Deze manier van werken vergt vaak veel tijd. Dit lijkt raar, maar is de harde realiteit.

Laat ik het anders zeggen: veel privacymedewerkers misbruiken Excel. Neem eens de tijd om alle documenten, waar niets staat in staat, te inventariseren. Dus Excel- of Word documenten waar allen maar getypte tekst staat. Geen toepassing van workflows en geen enkel verband met andere gegevens. En wellicht missen er ook e-mailberichten.

In echte privacymanagement tools zoals DPOrganizer en PrivacyPerfect, is alle informatie direct zichtbaar en kunt u inzoomen op onderdelen, zoals de verwerkingsactiviteiten, incidenten of eventuele datalekken of de status van DPIA’s. En echte privacymanagement tool geeft meer overzicht, inzicht en een betere organisatie. Maar wat zijn de andere voordelen ten opzichte van Excel?

Stap uit uw veilige wereld

“We zijn gewend om te werken met Excel en zien niet de noodzaak om te investeren” is een veel gebruikt excuus om niet naar een privacymanagement tool over te stappen. Een privacymedewerker die al jaren in dezelfde spreadsheets werkt, heeft geen moeite met het vinden van relevante informatie. In tegenstelling tot een nieuwe medewerker, voor wie kleurrijke Excel sheets met tientallen, of misschien honderden, gevulde cellen en tabbladen afschrikwekkend werken.

Stel uzelf eens de vraag: ‘Hoe lang het duurt voor ik mijn Excel sheets uitgelegd krijg aan een onervaren collega. En, hoe vlot kan hij of zij ermee leren werken?’

Het duurt meestal weken of maanden voor iemand vertrouwd is met uw macro’s en draaitabellen. Hoe langer u aan uw sheets werkt, hoe complexer deze worden. Wat nu ter discussie staat, is of Excel – en ook andere kantoorapplicaties – de beste instrumenten zijn om uw doelstellingen en verplichtingen ten aanzien van de AVG, te ondersteunen.

De overstap naar een privacymanagement tool als Software as a Service (SaaS) oplossing kan voor veel organisaties uitdagend zijn. Niet alleen de financiële investering, maar ook de tijd en inspanning om processen te veranderen, is vaak een drempel. En, hoe groter het team, hoe groter de impact. Maar zet hier de opbrengst van zo’n tool tegenover.

Enkele nadelen Excel:

  1. Excel is arbeidsintensief.
  2. Er ontbreekt data integriteit.
  3. De modellering is niet schaalbaar.

Enkele voordelen privacymanagement software:

  1. U beheert op een eenvoudige en eenduidige manier de verwerking van persoonlijke gegevens.
  2. U maakt eenvoudig uitgebreide en duidelijke rapportages en risicoanalyses.
  3. U werkt efficiënter, hebt een betere controle en minder risico’s.

Een privacymanagement tool is bijzonder geschikt om samen te werken, informatie te delen en te rapporteren.

Geen chaos meer

De kans is groot dat in uw organisatie de verschillende teamleden hun eigen Excel sheets gebruiken. Stel uzelf dan de vraag of iedereen wel gebruik maakt van dezelfde structuur. Print de Excel sheets eens af en leg ze naast elkaar. Wat u ziet is chaos, pure chaos. Dat beloof ik u!

Chaos

Krijg de erkenning die u verdient

Functionarissen voor de gegevensbescherming krijgen vaak niet de erkenning die ze verdienen. Het is ook niet simpel om één of meerdere Excel documenten gemakkelijk met alle stakeholders, zoals teamleden, management en directie te delen.

Van Excel naar een privacymanagement tool

Hierboven schetste ik een aantal belangrijke meerwaardes van een standaard privacymanagement tool ten opzichte van Excel. Ik zoomde echter alleen in op de vastlegging, de rapportering en de interne communicatie. Maar hoe zit het met de tijd die in Excel wordt gestoken? Hoe worden de te verrichte taken, bijvoorbeeld in Excel of Outlook, inzichtelijk en overzichtelijk voor de overige leden van het team en de stakeholders? En op welke locatie(s) bevinden zich de data?

Lijkt het u een uitdaging om uw privacymanagement naar een hoger plan te tillen, maar u weet niet hoe? Neem dan contact op met Moja Rada.