Drukwerkdeal.nl aan het woord

“Wat is al goed geregeld en waar we moeten we nog aan werken?” Met dat vraagstuk benaderde Leona Schaaf-Hofstede, (marketing) data analyst bij Drukwerkdeal.nl, Moja Rada. De vervolgstap? Een nulmeting: de AVG quickscan. En die is heel goed bevallen, vertelt Schaaf. “Henk van Leussen is een aantal dagen bij ons geweest om met personen van verschillende afdelingen te spreken. Facilitair, bijvoorbeeld. ICT, omtrent datastroom en de opslag van gegevens. En HR, omtrent de gegevens van personeel en sollicitanten. Maar ook alle randzaken zijn tijdens die afspraken grondig onder de loep genomen. Hoe we omgaan met de gegevens van bezoekers aan ons pand is daar een goed voorbeeld van. Bezoekers moeten zich bij ons aanmelden door hun naam en handtekening op een intekenformulier te zetten. Bezoekers konden daarop alle gegevens van voorgaande bezoekers zien, want het formulier werd pas weggegooid als hij vol was. Henk wees ons daar meteen bij binnenkomst op. Nu wordt het formulier iedere dag geleegd.”

“We zijn bewust gemaakt van onze manier van werken”

“Ook zijn veel andere dingen besproken die voor ons als vanzelfsprekend zijn, maar die ook bij de wetgeving horen”, vertelt Schaaf-Hofstede. “Henk heeft ons echt bewust gemaakt van onze manier van werken. En we hebben daarbij zeer goed advies gekregen. Niet alleen over processen en werkzaamheden in ons pand in Deventer, maar ook wat betreft externe partijen waarmee wij in andere landen samenwerken, zoals India. Want hoe gaan zij om met de data die zij van ons en van onze klanten te zien krijgen? Dankzij Henk hebben wij dit inzichtelijk.”

Risico’s en verbeterpunten én een concreet stappenplan

Aansluitend op de afspraken op locatie heeft Moja Rada een verslag uitgewerkt, met daarin alle risico’s en verbeterpunten én een concreet stappenplan. “Hier konden wij direct mee aan de slag”, vertelt Schaaf-Hofstede. “We hebben het verslag intern verspreid en het is uitgebreid doorgenomen, onder meer in het MT. Aan de hand daarvan hebben we vervolgens een interne projectgroep samengesteld die zoveel mogelijk zaken direct heeft aangepakt. Om ervoor te zorgen dat het zoveel mogelijk ging leven in onze organisatie, hebben we binnen elke verdieping en elk team een AVG-aanspreekpunt aangesteld. En natuurlijk kon iedereen met vragen altijd terugvallen op Henk. Hij stond – en staat nog steeds! – altijd open voor vragen. Hij is professioneel, prettig in de omgang en geeft het ook duidelijk aan als hij iets niet weet en het moet uitzoeken. “Ik kom er bij je op terug!”, zegt hij dan. En dat doet hij dan ook.”

Tool voor het verwerkingsregister: DPOrganizer

Ook bij het kiezen van een tool voor het verwerkingsregister heeft Moja Rada een rol gespeeld. Schaaf-Hofstede: “We hebben in eerste instantie zelf geïnventariseerd wat voor tools er op de markt zijn, maar we kwamen online veel partijen die een slaatje uit de AVG proberen te slaan. We kwamen schrikbarende tarieven tegen. Henk is partner van DPOrganizer en adviseerde ons om hier eens een proefaccount aan te maken. En inderdaad, het is een gebruiksvriendelijke tool die perfect werkt.”

De AVG als voordeel voor de organisatie

Voor andere organisaties heeft Schaaf-Hofstede nog wel een tip. “Zie de AVG niet als een nadeel, als een moetje. Het is juist een voordeel, want de wet verplicht je om je processen te optimaliseren en dus te verbeteren. En daar heeft de organisatie baat bij. Om een voorbeeld te geven: wij kregen regelmatig verzoeken van klanten die hun account wilden (laten) verwijderen. Daar deden we nooit iets mee, om de simpele reden dat het technisch niet kon. De AVG heeft ons verplicht om hier naar te kijken en dit technisch op te lossen. En toen we daar toch mee bezig waren, hebben we er meteen voor gezorgd dat klanten nu veel meer dingen zelf kunnen regelen. Stuk voor stuk processen die normaal gesproken veel handjes kosten en waar de AVG een extra reden was om ze wel te realiseren. Daar heeft onze organisatie baat bij, maar onze klant nog meer.”

Over Drukwerkdeal.nl

Drukwerkdeal.nl is de grootste online drukkerij van Nederland. Kijk voor meer informatie op www.drukwerkdeal.nl.